1957 yılında Muş’ta doğan Zafer ÇAĞLAYAN, Gazi Üniversitesi Mühendislik Fakültesi, Makine Mühendisliği bölümünden 1980 yılında mezun oldu. Aynı yıl iş hayatına başladı ve sanayiciliğe adım attı. 1987 yılında Ankara Sanayi Odası seçimlerinde, en genç sanayici olarak Oda Meclisi Üyeliği’ne seçildi. Hemen 2 yıl sonra 1989 yılında ASO Yönetim Kurulu Üyesi olan ÇAĞLAYAN, önce muhasip üye, ardından da 1991’den itibaren 4 yıl süreyle ASO Yönetim Kurulu Başkan Vekili olarak görev yaptı.
ÇAĞLAYAN, Kasım 1995 tarihinde yapılan seçimlerde en genç ASO Başkanı olarak Ankara Sanayi Odası (ASO) Yönetim Kurulu Başkanlığı’na seçildi. ASO’nun en uzun süre görev yapan başkanı olarak o tarihten beri bu görevi sürdürüyor.

Zafer ÇAĞLAYAN’ın Başkanlığını yaptığı Ankara Sanayi Odası 1997 yılında KOBİ’lerle ilgili çalışma ve önerilerinden dolayı “En Başarılı Kuruluş” seçildi. ÇAĞLAYAN, 1999 yılında yaşanan Ağustos depremi sonrası 70 bin kişinin yararlandığı ve devletin 1 milyar Alman Markı gelir sağladığı Bedelli Askerlik, Deprem Tahvili, Kamu Arazilerinin ve Milletvekili Lojmanlarının Satışı, Türk işadamlarına Vize kolaylığı getirilmesi, Bölgesel Asgari Ücret ve 70 bin KOBİ için geliştirdiği ve daha sonra yasalaşan Anadolu Yaklaşımı projelerini gündeme getirdi. Sanayici ve ASO Başkanı olarak, Genel Ekonomi, Üretim, İşsizlik, Sanayi, Ticaret, KOBİ’ler ve Esnaflar ile ilgili olarak hazırladığı önemli çalışma, proje ve önerileriyle Türkiye’nin gelişmesine katkıda bulundu.

1996-1998, 2002-2005 yılları arasında ülkemiz özel sektörünün çatı örgütü olan Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği (TOBB) Başkan Yardımcısı olarak da görev yapan ÇAĞLAYAN, aynı göreve 2005 Mayıs ayında 2005-2009 dönemi için yeniden seçildi.

Zafer ÇAĞLAYAN ayrıca, TOBB ETÜ (TOBB Ekonomi Teknoloji Üniversitesi) ile TEPAV Türkiye Ekonomi Araştırma Vakfı Mütevelli Heyet Üyesidir.

ÇAĞLAYAN, evli ve iki çocuk babasıdır.

Zafer ÇAĞLAYAN 22 Temmuz 2007 tarihinde yapılan seçimlerde AK Parti Ankara 2. Bölge'den Milletvekili Seçildi.